Polityka prywatności i zasady korzystania z serwisu oraz korespondencji

1. Administrator i zakres dokumentu

Administratorem danych osobowych jest Izabela Olszewska, prowadząca działalność gospodarczą z siedzibą w Warszawie („Administrator”). Z Administratorem można skontaktować się pod adresem ••••••@••••••••.•• lub telefonicznie pod numerem ••• ••• •••.

Niniejszy dokument ma zastosowanie do serwisu olszewska.pl, formularzy kontaktowych i funkcji technicznych serwisu, a także do korespondencji zawodowej wysyłanej lub odbieranej przez Administratora, w tym wiadomości e-mail i załączników. Określa również zasady korzystania z materiałów udostępnianych w serwisie lub w korespondencji.

2. Kategorie i źródła danych osobowych

W zależności od relacji i sposobu kontaktu Administrator może przetwarzać w szczególności imię i nazwisko, firmę lub reprezentowaną organizację, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, informacje dotyczące planowanego lub realizowanego projektu, treść korespondencji i przekazywanych dokumentów oraz inne informacje dobrowolnie podane w związku z daną sprawą.

Serwis, hosting oraz systemy bezpieczeństwa mogą przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu, żądany adres URL, źródło odesłania, język, dane dotyczące zdarzeń bezpieczeństwa oraz informacje niezbędne do działania ustawień prywatności.

Dane są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. W relacjach zawodowych mogą być również pozyskiwane od klienta lub kontrahenta, osoby reprezentującej organizację, z ogólnodostępnych źródeł zawodowych albo rejestrów publicznych, jeżeli jest to uzasadnione celem kontaktu.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu obsługi zapytań i związanej z nimi komunikacji; podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy; zawierania i wykonywania umów; utrzymywania relacji zawodowych i gospodarczych; organizacji współpracy z klientami, kontrahentami i osobami działającymi w ich imieniu; utrzymania i zabezpieczenia serwisu oraz infrastruktury komunikacyjnej; zapobiegania nadużyciom; prowadzenia niezbędnych zapisów technicznych; wykonania obowiązków prawnych oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W zależności od okoliczności podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Prawnie uzasadnionymi interesami są w szczególności prowadzenie korespondencji zawodowej, utrzymywanie relacji gospodarczych, zapewnienie bezpieczeństwa IT, zapobieganie nadużyciom oraz ochrona lub dochodzenie roszczeń. Jeżeli dla określonej czynności przepisy wymagają zgody, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Formularz kontaktowy i korespondencja

Podanie danych w formularzu kontaktowym lub korespondencji jest dobrowolne, jednak brak informacji niezbędnych do identyfikacji lub obsługi sprawy może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi albo prowadzenie żądanej komunikacji. Dane przekazane w związku z zapytaniem mogą być wykorzystywane również w dalszej komunikacji dotyczącej tej sprawy, a w odpowiednich przypadkach w działaniach poprzedzających zawarcie umowy lub przy jej wykonywaniu.

Jeżeli Administrator kontaktuje się z osobą przy wykorzystaniu danych niepozyskanych bezpośrednio od niej, niniejsza polityka ma na celu przekazanie informacji właściwych dla takiego kontaktu zawodowego, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych przepisami prawa.

5. Odbiorcy, podmioty przetwarzające i dostawcy techniczni

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty wspierające Administratora, w szczególności dostawców hostingu, obsługi IT, cyberbezpieczeństwa, dostarczania poczty elektronicznej, usług chmurowych lub kopii zapasowych, doradców zawodowych oraz innych wykonawców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu i na odpowiedniej podstawie prawnej.

Zakres usług technicznych faktycznie aktywnych w serwisie może się zmieniać. Serwis może zatem prezentować poniżej niniejszej polityki informację o usługach aktualnie włączonych w jego konfiguracji.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dostawca wykorzystywany przez Administratora przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie następuje na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, odpowiednio m.in. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innego prawnie dopuszczalnego zabezpieczenia.

7. Okres przechowywania

Korespondencja i dane związane z projektem mogą być przechowywane przez czas potrzebny do obsługi sprawy i utrzymywania odpowiedniej relacji zawodowej, a gdy jest to uzasadnione — do upływu terminów przedawnienia potencjalnych roszczeń. Dokumentacja księgowa lub inna wymagana prawem jest przechowywana przez okres wynikający z przepisów. Logi bezpieczeństwa i dane techniczne są co do zasady przechowywane do 30 dni, chyba że określone zdarzenie wymaga dłuższego zachowania w celu wyjaśnienia incydentu, zapewnienia bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody są przechowywane do jej cofnięcia albo ustania celu, chyba że inna podstawa prawna pozwala na dalsze przetwarzanie.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na warunkach określonych w RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją cofnąć w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Cookies, pamięć urządzenia i analityka

Serwis wykorzystuje mechanizmy niezbędne do jego działania, bezpieczeństwa oraz zapamiętania wyborów dotyczących prywatności. Opcjonalne technologie analityczne są uruchamiane wyłącznie wtedy, gdy użytkownik dokona odpowiedniego wyboru w menedżerze prywatności. Ustawienia prywatności można później zmienić za pomocą funkcji dostępnej w serwisie.

Technologie, które nie są niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, nie powinny być uruchamiane przed dokonaniem wyboru wymaganego przez właściwe przepisy.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie wykorzystuje serwisu do podejmowania wyłącznie w sposób zautomatyzowany decyzji wywołujących wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Bezpieczeństwo

Administrator stosuje zabezpieczenia organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru serwisu i komunikacji, w tym mechanizmy służące ograniczeniu nadużyć i nieuprawnionego dostępu. Żaden sposób transmisji ani przechowywania danych w Internecie nie daje jednak gwarancji bezpieczeństwa absolutnego.

12. Serwisy zewnętrzne i media społecznościowe

Serwis może zawierać odnośniki do usług podmiotów trzecich, w tym mediów społecznościowych. Otwarcie zewnętrznego serwisu może skutkować przetwarzaniem danych przez jego operatora zgodnie z jego własnymi zasadami. Zamieszczenie odnośnika nie oznacza, że Administrator kontroluje sposób działania zewnętrznej usługi.

13. Prawa do serwisu i materiałów — brak dorozumianej licencji

O ile wyraźnie nie wskazano inaczej, teksty, fotografie, projekty architektoniczne i wnętrzarskie, rysunki, plany, układy, wizualizacje, grafiki, kompozycje, prezentacje, pliki, elementy serwisu i inne materiały twórcze udostępniane przez Administratora są chronione prawem autorskim i innymi właściwymi prawami. Prawa mogą przysługiwać również fotografom, współpracownikom, klientom lub innym uprawnionym osobom.

Publiczna dostępność materiału nie oznacza udzielenia licencji, zgody ani zezwolenia na jego dalsze wykorzystanie. Żadne prawa nie są udzielane w sposób dorozumiany, przez milczenie, przez publikację w serwisie ani przez przesłanie materiału w korespondencji, poza zakresem ściśle koniecznym do celu, w jakim konkretny materiał został udostępniony określonemu odbiorcy.

14. Wykorzystanie niedozwolone lub wymagające odrębnej podstawy

W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy uprzedniej wyraźnej zgody właściwego uprawnionego wymaga kopiowanie, zwielokrotnianie, ponowne publikowanie, rozpowszechnianie, przekazywanie, modyfikowanie, adaptowanie, kadrowanie, usuwanie oznaczeń autorstwa, tworzenie materiałów zależnych, komercyjne wykorzystywanie lub inne ponowne użycie chronionych materiałów.

Dotyczy to w szczególności publikowania zrzutów lub nagrań ekranu serwisu albo korespondencji; reprodukowania fotografii, wizualizacji, rysunków lub fragmentów projektów; osadzania albo wyświetlania treści serwisu w ramkach; hotlinkowania plików multimedialnych; tworzenia podglądów lub miniaturek reprodukujących chronione materiały; wykorzystania w reklamie, promocji, materiałach prasowych, mediach społecznościowych lub portfolio podmiotów trzecich; a także udostępniania materiałów w bazach danych lub zbiorach.

15. Media, dziennikarze i publikacje internetowe

Dostęp do serwisu nie udziela dziennikarzom, wydawcom, mediom, portalom internetowym, blogerom, profilom w mediach społecznościowych ani innym osobom trzecim żadnej dodatkowej licencji lub zgody na wykorzystanie materiałów Administratora. Korzystanie na podstawie ustawowego wyjątku lub ograniczenia prawa autorskiego pozostaje uzależnione od przesłanek i granic tego wyjątku, w tym obowiązku wskazania twórcy i źródła, jeżeli ma zastosowanie. Niniejszy dokument nie ogranicza uprawnień, których zgodnie z prawem nie można wyłączyć, lecz nie udziela zgody szerszej niż wynikająca bezpośrednio z przepisów.

16. Linkowanie, framing i prezentowanie w serwisach osób trzecich

Zwykły odnośnik do legalnie i swobodnie dostępnej publicznej strony sam w sobie nie daje praw do treści tej strony. Bez właściwej podstawy prawnej lub zgody odnośnikowi nie może towarzyszyć nieuprawnione reprodukowanie chronionych materiałów, zrzutów ekranu lub fotografii ani prezentacja sugerująca w sposób niezgodny z rzeczywistością rekomendację, współpracę, autorstwo lub akceptację ze strony Administratora. Framing, embedding, hotlinking oraz inne techniki wyświetlające materiały Administratora w ramach zewnętrznego serwisu nie są autoryzowane w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo.

17. Wiadomości e-mail, załączniki i omyłkowi odbiorcy

Wiadomości e-mail i załączniki mogą zawierać informacje poufne, związane z projektem lub chronione prawem autorskim. Ich doręczenie odbiorcy nie przenosi praw autorskich ani nie daje prawa do publikacji, dalszego rozpowszechniania, przesyłania do innych serwisów, zwielokrotniania lub innego wykorzystania treści poza celem konkretnej komunikacji, chyba że odrębna umowa lub właściwe przepisy stanowią inaczej.

Jeżeli wiadomość została otrzymana omyłkowo, odbiorca jest proszony o poinformowanie nadawcy i usunięcie wiadomości oraz załączników, z uwzględnieniem obowiązków przechowywania wynikających z prawa. Przypadkowe doręczenie nie stanowi zgody na dalsze ujawnianie ani wykorzystanie. Jeżeli charakter wiadomości, umowa lub okoliczności komunikacji wymagają zachowania poufności, obowiązki te pozostają niezależne od niniejszej polityki.

18. Automatyczne pozyskiwanie, AI oraz eksploracja tekstów i danych

W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo Administrator zastrzega prawa wymagane do sprzeciwienia się automatycznemu pozyskiwaniu, systematycznemu kopiowaniu, scrapingowi, tworzeniu zbiorów danych, eksploracji tekstów i danych (TDM) oraz wykorzystywaniu materiałów z serwisu lub korespondencji do trenowania, dostrajania, oceny, benchmarkingu, zasilania mechanizmów wyszukiwania lub generowania albo innego rozwijania systemów sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego bez uprzedniej wyraźnej zgody.

W odniesieniu do materiałów udostępnianych online zastrzeżenie to jest wyrażane również w formie przeznaczonej do odczytu maszynowego, udostępnianej przez serwis. Postanowienie nie ogranicza bezwzględnie obowiązujących wyjątków ustawowych, których nie można skutecznie wyłączyć.

19. Zmiany i aktualna wersja

Administrator może zmieniać niniejszy dokument w związku ze zmianą serwisu, konfiguracji technicznej, zakresu usług, procesów biznesowych albo przepisów prawa. Aktualna jest zawsze wersja udostępniona pod adresem olszewska.pl/prywatnosc/. Jeżeli zmiana będzie wymagała uzyskania nowej zgody lub innego działania użytkownika, serwis poprosi o nie odrębnie; sama redakcyjna aktualizacja niniejszego dokumentu nie jest traktowana jako ponowne wyrażenie zgody.

20. Kontakt

Pytania dotyczące danych osobowych, korespondencji lub dopuszczalnego wykorzystania materiałów można kierować na adres ••••••@••••••••.••.